Hasta hace poco, el trabajo remoto representaba una alternativa poco común. Ahora las circunstancias apuntan a que será el nuevo estándar de un gran número de empresas. Incluso después de la pandemia, las oficinas tradicionales experimentarán cambios sustanciales.

Lo que parecía un concepto lejano se convirtió en la cotidianidad de miles de personas. Laborar desde casa, con sus comodidades y desafíos, es desde hace varios meses la opción más práctica para organizaciones de todo tipo y tamaño.

Más que del futuro hablamos del presente. Según datos de la Secretaría del Trabajo y OCCMundial, en 2020 ya existían las condiciones adecuadas para que el 70% de las actividades laborales en México se realizaran vía remota. La prueba está en los últimos meses, en los que empresas completas trasladaron sus operaciones hasta las recámaras, comedores y estudios en los hogares de sus empleados.

UNA OFICINA EN CASA QUE LE HAGA JUSTICIA AL TÉRMINO

Esta es la oportunidad para transformar diversos aspectos del lugar de trabajo clásico. Si de ejercer un buen home office se trata, no es necesario invertir miles de dólares para conseguir un lujoso espacio laboral, como ha sucedido en algunos hogares estadounidenses según reporta The Wall Street Journal. No obstante, con un poco de voluntad y creatividad es posible mejorar las condiciones de la que servirá como zona de trabajo en los próximos meses o años.

La mesa del comedor, el sillón o la cama no son buenas opciones a mediano o largo plazo. Pronto revelan su escasa comodidad para jornadas largas, además de que por lo general no presentan escenarios profesionales. Lo más conveniente es designar un lugar pensado específicamente para desempeñar actividades propias de una oficina. Todo se vale: clósets, áticos, bodegas, rincones desaprovechados o áreas sobrantes. La cuestión es encontrar ese espacio y adaptarlo según las necesidades particulares del colaborador remoto.

Diseñadores de interiores y personas con gran iniciativa han comenzado a transformar, por ejemplo, sus armarios en agradables centros de trabajo, en espacios bien pensados que poco o nada envidiarían a una oficina típica. Y si bien las posibilidades varían enormemente de un hogar a otro, la cuestión es elegir un lugar adecuado y usarlo exclusivamente para trabajar o hacer negocios.

EL HOME OFFICE SE QUEDA, PERO NO SERÁ LA ÚNICA OPCIÓN

Ya desde antes de la pandemia, se asomaba una tendencia de cambio en los hábitos laborales y los modelos de producción y consumo. El comercio electrónico ha mantenido un crecimiento con porcentajes de dos dígitos en todos los continentes. En consecuencia, la logística de las empresas está en constante modificación: aumentó la automatización de tareas, surgieron más canales y protocolos de comunicación virtual y se consolidó la colaboración a distancia.

Parece cada vez más obsoleta la idea de que plantillas completas deben trabajar de manera presencial en espacios compartidos. No obstante, se vislumbra un modelo híbrido de trabajo en la era pospandemia: trabajo en casa combinado con tiempo en la oficina. Al menos así lo manifiestan, por ejemplo, encuestas realizadas en Estados Unidos, en las que el 55% de los trabajadores consultados expresaron su deseo por una mezcla de ambas dinámicas.

Las organizaciones están reconfigurando sus instalaciones para ofrecer condiciones seguras a sus empleados al momento de su regreso. Planean e implementan diversas medidas sanitarias para retomar la actividad en los centros de trabajo. Es previsible, pues, su eventual reapertura y el retorno parcial del trabajo en oficina.

La flexibilidad será un factor de peso, pues no todos están cómodos con trabajar permanentemente en casa. De la misma forma, no todos disfrutan la rigidez del empleo exclusivo en oficina. Ahora que hemos conocido ambas caras de la moneda, será importante hallar un balance, encontrar lo mejor de ambos mundos.

Para la gente, quizá la principal ventaja del esquema híbrido es que permite una mayor libertad en la gestión del tiempo personal. La agenda diaria del trabajador ya no estaría, en teoría, moldeada alrededor del estricto horario de oficina. Por otro lado, no anularía la a veces necesaria interacción presencial que suele perderse en una modalidad de trabajo 100% remota. Las horas cumplidas ya no tendrían tanta importancia como la consumación de objetivos concretos y medibles. “Calentar el asiento” ya no bastará, lo que se traducirá en mejores figuras productivas.

NUEVA NORMALIDAD, NUEVAS SOLUCIONES

Será necesario el soporte de componentes tecnológicos que puedan reemplazar algunos instrumentos del viejo esquema. Los negocios se verán obligados a adaptarse en varios aspectos: desde contar con canales de comunicación constante y estimular la interacción entre colegas, hasta propiciar un ambiente en el que todo el personal se sienta seguro respecto a su salud física y mental. El reto general es la conversión de aquello que era presencial a un equivalente virtual o algo aún más eficiente.

Las soluciones tecnológicas —algunas ya conocidas y otras emergentes— demostrarán sus alcances y ventajas en este nuevo contexto. Desde aplicaciones web corporativas ya establecidas, hasta nuevas herramientas y servicios que podrían cambiar drásticamente la operación de equipos de trabajo. En ese sentido, estas son tres de las tendencias más destacadas:

• Redes inteligentes: Será esencial un entorno altamente conectado que permita al usuario alternar con facilidad entre equipos de escritorio, dispositivos móviles, aplicaciones en la nube y servidores remotos. Es decir, una infraestructura a la altura del mundo hiperconectado propio de nuestros tiempos.

• Ciberseguridad: Entre más grande es un corporativo, más susceptible es de sufrir un ataque cibernético o una vulneración de seguridad. Y al encontrarse los dispositivos de trabajo dispersos en diferentes puntos físicos (oficinas y hogares), son más propensos a fallos de seguridad que ponen en peligro información sensible. Por lo anterior es necesaria la reducción de riesgos a través de servicios de ciberseguridad: firewalls, antivirus, seguridad endpoint, gestores de contraseñas, almacenamiento de datos, respaldos y copias de seguridad.

Durante los meses de la pandemia, la firma de consultoría Deloitte ha reportado un aumento en el número de amenazas cibernéticas. Debido a esta tendencia, Forbes no descarta la posibilidad de un ataque a gran escala que podría ocurrir en los próximos meses. Por ello, es mejor estar preparados y tener presente que la mayoría de las brechas de seguridad pueden evitarse.

• Device as a Service (DaaS): En la industria de la Tecnología de la Información, una corriente en ascenso es la del Dispositivo como Servicio. Es un nuevo modelo que opta por el alquiler y la suscripción en lugar de la compra y adquisición. Esto ya ocurría con softwares. Por ejemplo, las licencias de pago de Adobe y sus productos como Photoshop, Premiere, Illustrator y otros tantos, y el acceso a nubes privadas. Pero el concepto se ha ampliado también al hardware y a asuntos como la gestión del mantenimiento o la escalabilidad. Entre las firmas tecnológicas que ofrecen este esquema, ocupan una posición muy relevante Hewlett Packard Enterprise y HP Inc.

HP Device as a Service ha destacado en este segmento por su gran oferta de equipos y accesorios personalizados en función de las necesidades de cada cliente. Su propuesta se complementa con servicios de análisis minuciosos, gestión proactiva y consultoría, detección de problemas por expertos y soluciones para el ciclo de vida de los dispositivos utilizados, así como su respectivo montaje e instalación. Apuestan por la flexibilidad de planes especializados para cada usuario y se encargan de que, cuando llegue el momento, todo el proceso de renovación sea lo más sencillo posible.

La ventaja de la modalidad Device as a Service, es que garantiza al consumidor acceso permanente a lo último en tecnología, sin tener que pagar la totalidad de su valor. Esto evita también la compra constante de hardware que se vuelve obsoleto cada cierto tiempo y el costo que implica su reemplazo.

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OTRO ENFOQUE DE CARA AL NUEVO NORMAL

La oficina del futuro (office of the future) es un término que se ha escuchado y discutido desde mediados del siglo pasado. Para entonces se concebía solo como una oficina que carecía de papel como su principal sustento. No obstante, con el paso de las décadas, esa visión se transformó de manera radical hasta llegar al presente altamente tecnologizado de este 2020.

La pandemia puso sobre la mesa una gran interrogante: ¿de verdad necesitamos una oficina tradicional para desempeñar nuestros trabajos? No hay todavía una respuesta absoluta, pero las referencias más inmediatas, es decir, los meses más recientes, han cimbrado la preconcepción de que una organización únicamente puede operar si sus elementos laboran codo a codo.

Por diversas razones ya expuestas, es también claro que no podemos prescindir por completo del modelo tradicional de oficina que ha permanecido casi intacto por largo tiempo. Ante esta dicotomía, solo resta esperar y atestiguar la manera en que el trabajo, como lo conocíamos hasta hace escasos meses, se convierte en algo muy distinto.

Referencias:

5 datos que no sabías sobre HOME OFFICE y COVID-19, OCCMundial, 16 de junio 2020

Tim McKeough, That ‘Home Office’ of Yours? It Needs an Upgrade, The New York Times, 21 de julio 2020

Cecilie Rohwedder, These High-End Home Offices Mean Business, The Wall Street Journal, 21 de mayo 2020

Alexandra Samet, Ecommerce sales will decelerate this year globally – but certain national markets may see success, Business Insider, 22 de julio 2020

Nicholas Bloom, How working from home works out, Stanford Institute for Economic Policy Research, junio 2020

COVID-19 Global Cyber risks: Is a major cyberattack looming?, Deloitte, 3 de junio 2020

Stephen McBride, Why The Largest Cyberattack In History Could Happen Within Six Months, Forbes, 14 de mayo 2020

Jodi Williams, A Brief History Of The Workplace Of The Future, Work Design Magazine, enero 2017