Por décadas las empresas han necesitado equipos de cómputo para llevar a cabo buena parte de sus actividades. Hasta hace algunos años, lo común era adquirir un dispositivo para cada trabajador y reemplazarlo una vez terminado su ciclo de vida útil. Pero esto representa un proceso que requiere considerable tiempo y dinero.

Las necesidades tecnológicas de los negocios han cambiado y aumentado; las inversiones destinadas a la adquisición de TI han crecido en igual proporción.

Sin embargo, poco a poco queda atrás el paradigma de adquisición tradicional. Es decir, aquel que dictaba que cada compañía necesitaba comprar forzosamente sus propios equipos de escritorio, portátiles y móviles, además de periféricos, accesorios y hasta servidores.

Antes, las empresas se preguntaban cuántos y qué tan sofisticados debían ser sus dispositivos de trabajo. Hoy en día el dilema es otro: ¿invertir recursos en adquisición de tecnología o disponer de ella de forma más eficiente?

EL PANORAMA DE LAS PYMES EN MÉXICO

En México, las pequeñas y medianas empresas enfrentan problemas comunes en materia de TI. Según datos de Expansión, los principales inconvenientes son los relativos a conexión a internet, la carencia de respaldos y pérdida de datos, así como la falta de personal para solucionar fallos de seguridad (ataques de ransomware, phishing, etc).

Otros problemas incluyen el desconocimiento de infraestructuras —servicio en la nube, sistemas de seguridad e incluso dificultades para elegir un proveedor de correo electrónico adecuado—, así como grandes pérdidas en la renovación de hardware.

Las pymes pierden alrededor de 69 mil millones de pesos por el uso de equipos obsoletos, según datos de Intel y Microsoft. Y de acuerdo a este mismo estudio, el costo de mantener una PC con cuatro años de antigüedad o más es de 17 mil pesos cada una, lo cual bien podría usarse para disponer de unidades más nuevas.

CARACTERÍSTICAS DE CADA PLAN DE TI

Para entenderlo mejor es necesario hablar del Costo Total de Propiedad (CTP): la adquisición de una computadora o dispositivo no se limita al costo de su compra. Abarca también gastos de mantenimiento, contrato de licencias y servicios, seguros, configuración e instalación de softwares y sistemas operativos, así como soporte técnico y capacitación del personal que la utilizará.

No solo eso: una vez concluido el ciclo de uso del equipo, el costo de disposición conlleva diversos gastos y procesos administrativos: el borrado seguro de discos y reacondicionamiento, la recarga del sistema operativo, el trámite de certificaciones ecológicas, la gestión de documentos de transferencia y una adecuada destrucción electrónica.

Con esto en mente, veamos a continuación las características del modelo de adquisición frente al esquema DaaS o dispositivo como servicio, más las ventajas y desventajas de cada uno:

Compra directa:

• El dispositivo cuenta como activo (CAPEX: capital expenditure / gastos en capital).
• Servicios administrados por separado.
• El proveedor puede firmar múltiples contratos de adquisición.
• El comprador decide cuándo retirar el dispositivo (regularmente no más de cuatro años).
• El comprador renueva el dispositivo una vez finalizado su ciclo de vida.
• Permite auto-gestionar su base instalada (recomendado para pymes).
• Es un modelo menos escalable.
• Dificultad para asignar a cada centro de costos.

DaaS (dispositivo como servicio)

• El dispositivo cuenta como gasto (OPEX: operational expenditures / gastos operativos)
• Agrupado con los dispositivos bajo una cuota mensual.
• El proveedor DaaS ofrece un único contrato de diferente alcance o SLA (service level agreement / acuerdo de nivel de servicio).
• Contratos de tres, cuatro o cinco años con renovación de hardware programada.
• Renovación permanente sin importar antigüedad de contrato.
• Continuidad operativa. Flexibilidad al ser un servicio puro. Distribución por centro de costos.
• Pérdida de control sin un proveedor serio.
  
  

ENTONCES, ¿CUÁL ME CONVIENE MÁS?

Hay que verlo de esta forma: en el contexto laboral, la tecnología es un conjunto de herramientas y medios que trabajan al servicio de una empresa u organización. Cuando es al revés y el negocio trabaja para solucionar problemas de tecnología, vale la pena replantear la estrategia de TI.

La mayor ventaja de DaaS es que reduce significativamente la complejidad y gastos de la obtención de soluciones tecnológicas. Ofrece mayor flexibilidad y predictibilidad de costos. Y es por ello que gradualmente desplaza al modelo tradicional de compra.

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Referencias:

Eréndira Reyes, Este es el top cinco de problemas tecnológicos que tienen las pymes, Expansión, 17 de agosto 2020.

PyMEs mexicanas podrían tener una potencial pérdida de $69 mil millones de pesos por usar PCs de más de cuatro años, News Center Microsoft Latinoamérica, 13 de noviembre 2019.